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Forschungszulage rückwirkend 4 Jahre nutzen - Frist 2025
Forschungszulage rückwirkend nutzen: Erhalte bis zu 35 % Erstattung für FuE-Kosten über 4 Jahre. Jetzt Projekte 2021 prüfen - Frist Ende 2025.
Die Forschungszulage bietet deutschen Unternehmen eine einmalige Chance, bereits abgeschlossene Forschungs- und Entwicklungsprojekte steuerlich geltend zu machen. Seit der Einführung 2020 können Unternehmen rückwirkend für vier Jahre diese staatliche Förderung beantragen, doch für Projekte aus 2021 läuft die Frist bald ab. Bis Ende 2025 müssen Anträge für das Wirtschaftsjahr 2021 eingereicht werden, um die volle steuerliche Entlastung von bis zu 35 Prozent der förderfähigen Aufwendungen zu sichern.
Wichtige Fördersätze und Fristen im Überblick
Grundsätzlich beträgt die Forschungszulage 25 Prozent der förderfähigen Bemessungsgrundlage, also vor allem der FuE-Personalkosten. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erhöht sich der Fördersatz für bestimmte Zeiträume auf 35 Prozent, sodass bei einer Bemessungsgrundlage von bis zu 10 Millionen Euro pro Wirtschaftsjahr eine maximale Fördersumme von 3,5 Millionen Euro möglich ist.
- 4 Jahre rückwirkende Beantragung der Forschungszulage je Wirtschaftsjahr. Für Aufwendungen 2021 muss der Antrag spätestens bis zum 31.12.2025 gestellt werden, damit das komplette Jahr 2021 berücksichtigt werden kann.
- Ab einer Bemessungsgrundlage von 10 Millionen Euro pro Jahr sind maximal 2,5 Millionen Euro Förderung bei 25 Prozent bzw. 3,5 Millionen Euro bei 35 Prozent Fördersatz realistisch.
Von Kick-off bis zum eingereichten Antrag mit hohen Erfolgschancen sollten Unternehmen für die interne Aufbereitung und Abstimmung mit den Beratern realistisch 1-2 Wochen einplanen. Felsaris unterstützt hier mit voller Kapazität, um die Förderchance für 2021 noch fristgerecht zu sichern.
Warum die Forschungszulage für KMU und Start-ups besonders wertvoll ist
Die Forschungszulage ist mehr als nur eine Steuererleichterung. Sie stellt eine direkte finanzielle Unterstützung dar, die Unternehmen dabei hilft, Innovationsrisiken zu minimieren und Forschungsaktivitäten kontinuierlich voranzutreiben. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten, kann diese Förderung den entscheidenden Unterschied machen. Bei Felsaris haben wir in den vergangenen Jahren zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, ihre Forschungsaktivitäten systematisch zu dokumentieren und förderrechtlich zu bewerten. Die Erfahrung zeigt: Viele innovative Projekte erfüllen die Voraussetzungen für die Forschungszulage, ohne dass dies den Verantwortlichen bewusst ist. Besonders in den Bereichen Produktentwicklung, Simulation und KI-gestützter Optimierung entstehen oft förderfähige Aufwendungen, die über die Forschungszulage refinanziert werden können.
Was ist die Forschungszulage und wie funktioniert sie?
Die Forschungszulage ist eine staatliche steuerliche Förderung, die Unternehmen direkte finanzielle Unterstützung für ihre Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten bietet. Anders als klassische Förderprogramme wie ZIM, die im Vorfeld beantragt werden müssen, kann die Forschungszulage rückwirkend für bereits durchgeführte FuE-Projekte geltend gemacht werden.
Der Mechanismus ist dabei denkbar einfach: Unternehmen erhalten 25 Prozent ihrer förderfähigen Aufwendungen als Steuergutschrift zurück, KMU können für bestimmte Zeiträume einen erhöhten Satz von 35 Prozent nutzen. Diese Gutschrift wird entweder mit der Steuerschuld verrechnet oder, falls keine ausreichende Steuerschuld vorhanden ist, direkt ausgezahlt. Ab 2024 können jährlich bis zu 10 Millionen Euro an förderfähigen Aufwendungen geltend gemacht werden, was einer maximalen Förderung von 3,5 Millionen Euro für KMU entspricht.
Die Bemessungsgrundlage umfasst dabei vor allem Personalkosten für Mitarbeiter, die direkt in FuE-Projekten tätig sind, sowie Kosten für Auftragsforschung an externe Dienstleister. Für Auftragsforschung werden typischerweise 70 Prozent der Auftragssumme als förderfähig anerkannt, sofern die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind.
Steuerliche Forschungsförderung und andere Instrumente
Die steuerliche Forschungsförderung über die Forschungszulage ergänzt bestehende Förderprogramme und kann parallel zu diesen genutzt werden. Im Gegensatz zu projektbezogenen Förderungen wie ZIM-oder BAFA-Innovationsgutscheinen ist die Forschungszulage technologieoffen und branchenunabhängig; sie setzt keine vorherige Genehmigung oder Projektbewilligung voraus.
Dieser Ansatz macht die steuerliche Forschungsförderung besonders attraktiv für Unternehmen, die kontinuierlich in FuE investieren, aber nicht immer die Ressourcen für aufwendige Antragsverfahren haben. Gleichzeitig können Unternehmen, die bereits andere Förderungen erhalten, die Forschungszulage für zusätzliche, nicht geförderte FuE-Aktivitäten nutzen, solange keine Doppelförderung desselben Aufwands entsteht.
Welche Projektzeiträume sind förderfähig?
In der Praxis treten bei der zeitlichen Einordnung von FuE-Projekten immer wieder ähnliche Konstellationen auf. Die Forschungszulage ist so ausgestaltet, dass verschiedene Projekte Zeiträume abgedeckt werden können, solange die Aufwendungen einem Wirtschaftsjahr zugeordnet werden und innerhalb der Fristen beantragt werden.
Typische Szenarien sind:
- Projekt beginnt und endet in der Vergangenheit (z.B. 2021-2022), hier können Aufwendungen für jedes betroffene Wirtschaftsjahr rückwirkend geltend gemacht werden, solange die Antragsfristen eingehalten werden.
- Das Projekt beginnt in der Vergangenheit und endet in der Zukunft, dann werden die förderfähigen Aufwendungen des Wirtschaftsjahres bezogen über mehrere Jahre verteilt beantragt.
- Das Projekt beginnt und endet in der Zukunft, hier erfolgt die Förderung regulär nachträglich je abgeschlossenen Wirtschaftsjahr.
Für besonders innovative Unternehmen ist es auch möglich, mehrere voneinander unabhängige Innovationsprojekte parallel zu führen und entsprechende Forschungszulagenanträge einzureichen, sofern die Abgrenzung der Vorhaben und Kosten klar dokumentiert ist.
Förderfähige Projekte und Aufwendungen richtig identifizieren
Die Definition förderfähiger FuE-Aktivitäten orientiert sich am Frascati-Handbuch der OECD und umfasst Grundlagenforschung, industrielle Forschung und experimentelle Entwicklung. In der Praxis bedeutet dies, dass alle systematischen, kreativen Arbeiten zur Erweiterung des Wissenstands oder zur Entwicklung neuer Anwendungen förderbar sind, sofern sie über Routine Verbesserungen hinausgehen.
Besonders relevant für technologieorientierte KMU und Start-ups sind folgende Aktivitäten:
- Systematische Versuche zur Optimierung bestehender Produkte oder Prozesse.
- Entwicklung neuer Simulationsmodelle oder die Implementierung KI-basierter Lösungen, etwa in den Bereichen Bilderkennung, Datenanalyse oder Predictive Maintenance.
- Digitalisierung des eigenen Produktportfolios, um sich für einen hochdynamischen, internationalen Wettbewerb zukunftssicher aufzustellen.
- Entwicklung einer Maschine, einer Beschichtungsmethodik, eines Geräts oder eines technischen Systems mit klarer Strukturierung in Konzeptphase, Designphase mit Konstruktion und Simulation, Testphase mit Prototypenbau, Datenanalyse und Dokumentation.
- Drastische Neukonzeptionierung eines eigenen Produkts mit reduziertem Bauraum und Gewicht bei gleichzeitig erhöhter Funktionalität.
- Anpassung bestehender Technologien an neue Anwendungsbereiche, wie etwa die Umrüstung von Verbrennungsmotoren für den Wasserstoffbetrieb.
Die Herausforderung liegt oft in der korrekten Abgrenzung zwischen förderfähigen FuE-Aktivitäten und Routinetätigkeiten. Entscheidend ist, dass ein wissenschaftlich-technisches Risiko besteht und neue Erkenntnisse gewonnen werden; die reine Anwendung bekannter Methoden oder die Produktion nach etablierten Verfahren ist nicht förderfähig.
Die drei zentralen Förderkriterien
Damit ein Projekt mit hoher Wahrscheinlichkeit als förderfähig anerkannt wird, sollten insbesondere drei Kriterien erfüllt sein, die sich an den Vorgaben des Forschungszulagen Gesetzes orientieren.
- Neuartigkeit / hoher Innovationsgrad: Die Arbeiten zielen darauf ab, neue Kenntnisse oder neue Kombinationen vorhandener Technologien zu gewinnen und damit über den Stand der Technik bei Projektstart hinauszugehen. Idealerweise gab es das Produkt, die Funktion oder die konkrete Kombination von Features in dieser Form noch nicht am Markt.
- Eindeutiges technisches Risiko: Es besteht ein reales technologisches oder wissenschaftliches Risiko, ob die angestrebte Lösung erreicht werden kann; auch gescheiterte Lösungswege oder gescheiterte Projekte sind förderfähig, da gerade dieses Innovationsrisiko belohnt wird.
- Planmäßigkeit: Das Vorhaben wird systematisch geplant und durchgeführt, mit klar definierten Zielen, Arbeitspaketen, Meilensteinen und Dokumentation des Vorgehens und der Ergebnisse.
Diese drei Punkte werden in der Projektdarstellung für die BSFZ besonders genau geprüft und sollten deshalb in der Beschreibung und Dokumentation klar herausgearbeitet werden.
Das zweistufige Antragsverfahren erfolgreich meistern
Der Antragsprozess für die Forschungszulage gliedert sich in zwei Stufen: Zunächst muss bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) eine Bescheinigung über die Förderfähigkeit des FuE-Vorhabens beantragt werden. Erst nach Erhalt dieser Bescheinigung kann beim zuständigen Finanzamt die eigentliche Forschungszulage beantragt werden.
Die BSFZ prüft dabei ausschließlich die fachliche Eignung des Projekts. Entscheidend ist die Darstellung des wissenschaftlich-technischen Inhalts, der angestrebten Erkenntnisse und des Innovationsgrades, sodass eine präzise Projektbeschreibung essentiell für den Erfolg ist. Das Finanzamt hingegen prüft die Höhe der förderfähigen Aufwendungen und setzt die Forschungszulage fest, wofür eine saubere Kostenermittlung und die korrekte Zuordnung der Aufwendungen zu den FuE-Aktivitäten entscheidend sind.
Rückwirkende Beantragung und ablaufende Fristen beachten
Die Möglichkeit der rückwirkenden Beantragung macht die Forschungszulage besonders attraktiv. Unternehmen können bis zu vier Jahre nach Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahres noch eine Förderung erhalten, sofern die Anträge innerhalb der verlängerten Fristen gestellt werden. Für das Wirtschaftsjahr 2021 müssen Anträge spätestens bis zum 31.12.2025 gestellt werden, damit die Aufwendungen nicht verfallen. Wichtig für KMU: Die Forschungszulage kann vier Jahre rückwirkend beantragt werden, mit einer Förderquote von 25 % der förderfähigen Personalkosten – und seit 01.04.2023 sogar 35 % für kleine und mittlere Unternehmen. Pro Wirtschaftsjahr können bis zu 10 Mio. € förderfähige Projektkosten berücksichtigt werden, wodurch sich maximal 3,5 Mio. € Förderung ergeben können.Von der internen Aufbereitung bis zur finalen Antragstellung sollten realistisch 1–2 Wochen eingeplant werden. Felsaris unterstützt dabei, die Förderchance für 2021 noch fristgerecht zu sichern.
Diese Frist sollte nicht unterschätzt werden, da die Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen und die Aufbereitung der Projektdokumentation oft mehr Zeit erfordern als geplant. Besonders bei komplexen Entwicklungsprojekten oder wenn mehrere FuE-Vorhaben parallel liefen, ist eine sorgfältige Vorbereitung unerlässlich. Unternehmen sollten daher zeitnah prüfen, welche Projekte aus 2021 für eine Förderung in Frage kommen, und frühzeitig die notwendigen Schritte anstoßen.
Praktische Umsetzung für KMU und Start-ups
Für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups bringt die Beantragung der Forschungszulage spezifische Herausforderungen mit sich. Oft fehlen dedizierte Ressourcen für die Antragstellung oder das Know-how zur korrekten Projektabgrenzung, obwohl gerade diese Unternehmen besonders stark von der Förderung profitieren können.
Eine systematische Herangehensweise ist daher empfehlenswert:
- Alle FuE-Aktivitäten des betreffenden Wirtschaftsjahres identifizieren und dokumentieren (Projektlisten, Arbeitszeiterfassungen, Kostenrechnungen).
- Im zweiten Schritt die Förderfähigkeit anhand der gesetzlichen Kriterien Neuartigkeit, technisches Risiko und Planmäßigkeit prüfen.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Personalkosten, da sie meist den größten Anteil der förderfähigen Aufwendungen ausmachen. Wichtig ist dabei die korrekte zeitanteilige Zuordnung der Mitarbeiter zu FuE-Tätigkeiten, beispielsweise über Zeiterfassung oder Projektcontrolling. Auch Kosten für externe Dienstleister oder Auftragsforschung können erheblich zur Bemessungsgrundlage beitragen, sofern die inhaltlichen Kriterien erfüllt sind.
Konkretes Rechenbeispiel zur Forschungszulage
Um die Dimensionen der Förderung greifbar zu machen, lohnt sich ein vereinfachtes Rechenbeispiel mit nur zwei Entwicklern. Angenommen, zwei Ingenieure oder IT-Fachkräfte erhalten jeweils 80.000 Euro Jahresbrutto und sind zu 80 Prozent für ein förderfähiges Forschungszulagen Projekt tätig; in einer typischen Berechnung werden zusätzlich Arbeitgeberanteile berücksichtigt, sodass die förderfähigen Personalkosten pro Person deutlich über dem Bruttogehalt liegen können.
Über mehrere Wirtschaftsjahre hinweg kann dadurch schnell ein erheblicher Förderbetrag entstehen. Für den Zeitraum 2021-2023 sind bei passenden Rahmenbedingungen erreichbare Fördersummen im Bereich von rund 96.000 Euro möglich, für 2024 beispielsweise etwa 41.000 Euro und für 2025 rund 45.000 Euro, sodass sich für 2021 bis Ende 2025 insgesamt etwa 182.000 Euro an Förderung ergeben können, für Arbeit, die bereits erledigt wurde und nun rückwirkend honoriert wird. Die tatsächliche Höhe hängt von den detaillierten Personalkosten, der genauen FuE-Auslastung und der Einordnung als KMU ab und sollte auf Basis realer Lohn- und Projektzeiten individuell durchgerechnet werden.
Optimierung der Förderhöhe und Kombination mit anderen Instrumenten
Die maximale Ausschöpfung der Forschungszulage erfordert strategische Planung. Neben der korrekten Erfassung aller förderfähigen Aufwendungen sollten Unternehmen die Möglichkeiten zur Kombination mit anderen Förderinstrumenten prüfen.
Grundsätzlich kann die Forschungszulage parallel zu anderen Förderprogrammen genutzt werden, solange keine Doppelförderung entsteht. Für bereits über ZIM, EU-Programme oder andere Zuschüsse geförderte Aktivitäten kann daher keine zusätzliche Forschungszulage beantragt werden, wohl aber für darüber hinausgehende, nicht geförderte FuE-Aufwendungen. Diese Kombination eröffnet interessante Möglichkeiten, beispielsweise die Grundlagenentwicklung über ZIM zu fördern und die Forschungszulage für weiterführende Optimierungsarbeiten oder kundenspezifische Anpassungen zu nutzen.
Dokumentation und Nachweispflichten erfüllen
Eine lückenlose Dokumentation ist für den Erfolg der Forschungszulage unerlässlich. Das beginnt bei der Projektbeschreibung und reicht bis zur detaillierten Kostenerfassung, da Prüfungen häufig zeitversetzt erfolgen und eine nachträgliche Rekonstruktion schwierig sein kann.
Empfehlenswert ist die Erstellung einer Projektakte für jedes FuE-Vorhaben mit technischer Zielsetzung, Arbeitsplan, beteiligten Personen und deren Tätigkeiten sowie allen relevanten Kosten nachzuweisen. Auch Zwischenergebnisse und Erkenntnisse sollten dokumentiert werden, um den FuE-Charakter nachzuweisen. Bei der Kostenermittlung ist Präzision gefragt: Personalkosten müssen zeitanteilig und projektbezogen erfasst werden, für externe Dienstleistungen sind Rechnungen und Leistungsnachweise erforderlich, und Sachkosten können nur dann geltend gemacht werden, wenn sie unmittelbar dem FuE-Vorhaben zuzuordnen sind.
Häufige Fehler vermeiden und Erfolgsquote erhöhen
In der Praxis führen bestimmte Fehler immer wieder zu Ablehnungen oder Kürzungen. Eine häufige Ursache ist die unzureichende Darstellung des FuE-Charakters, etwa wenn nicht klar beschrieben wird, welche neuen Erkenntnisse gewonnen werden sollen oder worin das wissenschaftlich-technische Risiko besteht.
Ein weiterer kritischer Punkt ist die korrekte Kostenermittlung. Nicht selten werden Aufwendungen geltend gemacht, die nicht unmittelbar den FuE-Aktivitäten zuzurechnen sind, oder es fehlen die erforderlichen Nachweise bzw. eine saubere zeitliche Zuordnung der Personalkosten. Um diese Fallstricke zu vermeiden, empfiehlt sich eine frühzeitige Beratung durch Experten, die sowohl bei der fachlichen Projektbeschreibung als auch bei der förderrechtlichen Kostenzuordnung unterstützen.
Integration in die Unternehmensstrategie
Die Forschungszulage sollte nicht als isoliertes Förderinstrument betrachtet werden, sondern als Baustein einer umfassenden Innovationsstrategie. Unternehmen, die regelmäßig in FuE investieren, können durch die systematische Nutzung der Forschungszulage ihre Innovationskosten deutlich reduzieren und zusätzliche Ressourcen für weitere Entwicklungsaktivitäten schaffen.
Besonders interessant ist die Kombination mit anderen Förderinstrumenten und der gezielten Nutzung von Beratungsleistungen, etwa über BAFA-Innovationsgutscheine. So können geförderte Beratungsprojekte helfen, förderfähige FuE-Aktivitäten zu identifizieren, optimal zu strukturieren und langfristig ein internes Förder-Know-how aufzubauen. Für Start-ups bietet die Forschungszulage zudem die Möglichkeit, bereits in der Frühphase flexibel von staatlicher Unterstützung zu profitieren, ohne sich frühzeitig auf einzelne Programme festlegen zu müssen.
Fazit: Jetzt handeln und Förderchancen sichern
Die Forschungszulage bietet deutschen Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, ihre FuE-Aktivitäten staatlich fördern zu lassen; durch die rückwirkende Antragstellung über bis zu vier Jahre ergeben sich auch für bereits abgeschlossene Projekte interessante Finanzierungsmöglichkeiten. Für Projekte aus dem Jahr 2021 endet die Antragsfrist Ende 2025, wer das volle Jahr 2021 nutzen will, sollte deshalb zeitnah prüfen, welche Aktivitäten förderfähig sind, und die erforderlichen Anträge vorbereiten.
Eine professionelle Beratung kann helfen, das volle Potenzial auszuschöpfen und häufige Fehler bei der Antragstellung zu vermeiden. Die Investition in sachkundige Unterstützung zahlt sich meist mehrfach aus: Neben der korrekten Abwicklung profitieren Unternehmen von wertvollen Erkenntnissen für zukünftige FuE-Projekte und können ihre Innovationsstrategie langfristig optimieren. Nutzen Sie Ihre Chance auf bis zu 35 Prozent Erstattung Ihrer FuE-Kosten, Felsaris bietet eine kostenfreie Erstbewertung Ihrer Projekte und unterstützt dabei, die Förderchancen für 2021 und die Folgejahre bestmöglich zu sichern.
Häufig gestellte Fragen zur Forschungszulage
Welche Arten von Unternehmen können die Forschungszulage beantragen?
Alle in Deutschland steuerpflichtigen Unternehmen können die Forschungszulage beantragen, unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform; entscheidend ist, dass förderfähige FuE-Aktivitäten durchgeführt und dokumentiert werden.
Können bereits geförderte Projekte zusätzlich über die Forschungszulage abgerechnet werden?
Nein, eine Doppelförderung ist nicht zulässig: Für bereits über andere Programme geförderte Aufwendungen kann keine weitere Forschungszulage beantragt werden, allerdings können darüber hinausgehende, bisher nicht geförderte FuE-Aktivitäten berücksichtigt werden.
Wie lange dauert das Antragsverfahren für die Forschungszulage?
Das zweistufige Verfahren kann sich über mehrere Monate erstrecken; die BSFZ benötigt häufig 3-6 Monate für die fachliche Prüfung, das Finanzamt anschließend weitere 1-3 Monate für die Festsetzung der Zulage. Eine frühzeitige, vollständige Antragstellung und eine klare Projektdarstellung beschleunigen das Verfahren.
Was passiert, wenn der Antrag abgelehnt wird?
Bei einer Ablehnung durch die Bescheinigungsstelle besteht die Möglichkeit des Widerspruchs und der anschließenden Klage vor dem Finanzgericht, häufig lassen sich Ablehnungen aber schon durch eine überarbeitete Projektdarstellung oder ergänzende Dokumentation vermeiden. Fachkundige Beratung bereits vor der ersten Antragstellung erhöht die Erfolgsaussichten deutlich.
Lohnt sich die Forschungszulage auch bei kleineren FuE-Aufwendungen?
Auch bei geringeren FuE-Kosten kann sich die Forschungszulage lohnen, insbesondere für KMU mit einem erhöhten Fördersatz von 35 Prozent. Da die Beantragung rückwirkend erfolgt, entstehen keine Opportunitätskosten für nicht bewilligte Projekte, während gleichzeitig ein internes Verständnis für zukünftige Förderanträge aufgebaut wird.
Wie hoch kann meine Forschungszulage maximal sein?
Die Bemessungsgrundlage für förderfähige Aufwendungen liegt derzeit bei bis zu 10 Millionen Euro pro Wirtschaftsjahr; damit sind je nach Fördersatz bis zu 2,5 Millionen Euro (25 Prozent) bzw. 3,5 Millionen Euro (35 Prozent) möglich. Die tatsächliche Fördersumme hängt von der Einstufung als KMU, der Höhe der anerkannten FuE-Kosten und der Einhaltung der beihilferechtlichen Grenzen ab.
Welche Personalkosten sind anrechenbar?
Förderfähig sind insbesondere Bruttolöhne und -gehälter von Mitarbeitenden, die in förderfähigen FuE-Projekten tätig sind, inklusive Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung und weiterer lohnbezogener Kosten, anteilig entsprechend ihrem tatsächlichen FuE-Einsatz. Grundlage sind typischerweise Lohnabrechnungen und Arbeitszeiterfassungen, aus denen sich der Anteil der Forschungszeit am gesamten Arbeitsvolumen nachvollziehbar ableiten lässt.